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Dem einen sind sie ein guter Freund, dem anderen treiben sie Angstschweiß auf die Stirn: To Do-Listen ziehen sich durch unseren Alltag, als bestünde unser Leben aus Aufgaben, die es zu bewältigen gilt.

 

Die Vorgehensweisen sind sehr unterschiedlich. Notieren wir die wichtigsten Aufgaben zuerst? Kategorisieren wir die geplanten Tätigkeiten? Unterteilen wir sie in große Zwischenschritte oder eher in kleine, damit wir häufiger abhaken können? Widmen wir uns den Dingen sofort oder prokrastinieren wir vorher noch ein wenig?

 

Entscheidend ist zumeist, dass wir die Dinge überhaupt im Fluss halten und erledigen. Schließlich ist unsere Welt so informationsüberladen, dass wir allzu oft den Überblick verlieren. To Do-Listen sind hier eine echte Hilfe.

 

Warum? Notieren wir unsere Aufgaben handschriftlich auf einem Stück Papier oder in einem Notizbuch, werden sie greifbar und erscheinen dadurch weniger bedrohlich. Nicht nur das: Mit Hilfe einer To Do-Liste sehen wir schnell, was der Tag an Aufgaben für uns bereithält.

 

To Do-Listen – gewusst wie

 

Wichtig ist, dass uns die Liste weder unter- noch überfordert.

 

Wer sich zu viel vornimmt, wird seine Ziele kaum erreichen – dies wiederum erzeugt Frustration.

Auch um den Perfektionismus sollte man einen eleganten Bogen schlagen, denn wer keine Fehler machen möchte, verzettelt sich gern mit Belanglosigkeiten. Vielmehr sollte man aus Fehlern lernen und sie vielleicht sogar verschriftlichen und reflektieren. Bereits Pareto wusste: 20 Prozent reichen, um 80 Prozent zu erledigen.

 

Von gravierendem Nachteil ist auch, wenn wir es allen recht machen wollen. Everybodys Darling? Ein Ding der Unmöglichkeit! Der Versuch zerreißt uns - früher oder später. Dieser Form von Elastizitätszwang hält niemand auf Dauer stand. Wer zehn Mitmenschen gleichzeitig zufriedenstellen möchte, verliert das Wichtigste aus den Augen: das eigentliche Ziel.

 

Last but not least: Wenn wir den Bogen überspannen und die Arbeit zum alleinigen Maß und Taktgeber avanciert, verpulvern wir unsere Energien: am Horizont winkt schon der Burnout. Natürlich: für kurze Zeiträume können wir große, überdurchschnittliche Leistungspotentiale abrufen. Dann aber fällt die Kurve des Möglichen unerbittlich und rapide. Wer da nicht aktiv gegensteuert und beizeiten seinen Rhythmus findet, hat auf Sicht verloren.

 

 

 

 

Ein probates Hilfsmittel zum ureigenen Rhythmus ist die To Do-Liste - sofern man mit ihr umgehen kann. Wer unnötige Komplexität vermeidet, die Aufgaben im Bereich des Möglichen hält und sich die Liste regelmäßig vor Augen führt, wird zwangsläufig Erfolge verbuchen.

 

To Do-Listen lieben Notizbücher

 

To Do-Listen und Notizbücher bilden auch im digitalen Zeitalter eine kongeniales Paar. Denn die meisten Menschen ziehen To Do-Listen vor, die sie berühren können. Ob mit Hilfe eines Notizbuchs, eines Kalenders oder eines schönen Blocks.

 

Haptische Planungshilfen besitzen nicht nur den Vorteil, dass sie unseren Tag greifbar machen, sondern spielen auch einer anderen wichtigen Regel in die Karten: To Do-Listen sollten abends geschrieben werden. Smartphones und Tablet-PCs im Bett – ganz schön ungemütlich, nicht wahr?

 

Die richtige Vorgehensweise fußt auf Erfahrung. Wer gut überlegt, die eigene Planung hinterfragt und sie gegebenenfalls auch überarbeitet, ist langfristig auf der sicheren Seite und kann starke Zeitmanagement-Tools entwickeln. Unser Leben ist nicht planbar – To Do-Listen sorgen aber für ein Grundmaß an Struktur.

 

Autor: Richard Kastner

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